Rollen en rechten binnen Dynamics 365 Customer Engagement en Power Apss
De laatste tijd zijn er veel bedrijven in het nieuws gekomen die getroffen zijn door een datalek. In sommige gevallen was de geïmplementeerde techniek in combinatie met de door het betreffende bedrijf getroffen dataveiligheidsmaatregelen niet afdoende, waardoor er bijvoorbeeld een hack van buitenaf heeft kunnen plaats vinden. Echter in een aantal gevallen zijn er ook door (soms zelfs doelbewust) handelen van interne medewerkers datalekken ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan het datalek van de GGD waarbij adressenbestanden vanuit het systeem konden worden geëxporteerd. Het is dan ook belangrijk om medewerkers uitsluitend te voorzien van die rollen en rechten binnen een applicatie die strikt genomen nodig zijn voor het uitvoeren van de bij hun functie behorende werkzaamheden. Als een frontoffice medewerker voor zijn dagelijkse werkzaamheden in Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement uitsluitend klanten hoeft toe te voegen, raadplegen of te muteren, kan voor dit type medewerker de mogelijkheid tot bulk export van tabelgegevens uitgezet worden. Check binnen Dynamics 365 Business Central ook of er geen users zijn die onbedoeld de rol ‘SUPER’ hebben en daardoor teveel rechten hebben binnen de applicatie.
Een handige en gratis tool om rollen en rechten te raadplegen binnen jouw Dynamics 365 Customer Engagement/ Power Apps omgeving is de XRMtoolbox. Dit Windows programma maakt connectie met de online Dynamics 365 database en geeft je daarna een set aan extra tools die niet standaard binnen Dynamics 365 Customer Engagement en Power Apps aanwezig zijn, waaronder Access Checker en Access Security Roles. Je vindt XrmToolbox op www.xrmtoolbox.com
In Dynamics 365 Business Central kun je checken of de aanwezige gebruikers naast het gebruikte profiel ook beschikken over de juiste (en niet uitgebreide) machtigingen set waarin per gebruikte tabel de lees en/of schrijf rechten zijn vastgelegd. Een handige ingang daarbij is om dit per medewerker te checken via de optie ‘Effectieve machtigingen’.
Tot slot is het ook raadzaam om nog eens goed te kijken naar welke acties en tabellen in je logging proces meelopen. Op deze manier kan t.b.v. verantwoording, gecontroleerd worden welke handelingen binnen de applicatie hebben plaatsgevonden.
