Regio Gooi en Vechtstreek groeit verder met Lumen Civitas

Regio Gooi en Vechtstreek

Regio Gooi en Vechtstreek, een veelzijdige service organisatie voor zeven gemeenten, is in ruim 50 jaar geëvolueerd van een focus op wonen naar een breed scala aan programma’s en taken, waaronder beleid en bestuur voor wonen, bouwen en arbeidsparticipatie. Hun uitvoering varieert van jeugd- en gezinszorg tot afvalverwerking en medische diensten zoals ambulancediensten. Recentelijk hebben ze een vervoersbedrijf opgericht voor leerlingen- en Wmo-vervoer en zijn nieuwe entiteiten zoals Veilig Thuis toegevoegd. Met ca. 500 medewerkers leveren ze essentiële diensten voor het welzijn van de gemeenschap in de regio.

Uitdaging

Regio Gooi en Vechtstreek streeft voortdurend naar verdere ontwikkeling. Echter, het financiële systeem belemmerde de efficiëntie en groei op diverse fronten. Het systeem was niet afgestemd op de behoeften van een overheidsorganisatie, waardoor vereiste rapportages een uitdaging vormden. Daarnaast ontbrak het aan integratie en efficiëntie, wat resulteerde in het gebruik van externe oplossingen zoals Excel-bestanden.

Bij de zoektocht naar een nieuwe financiële oplossing werden enkele essentiële criteria gehanteerd. Het nieuwe systeem moest beter aansluiten bij de vereisten van een overheidsinstantie, vooral voor het genereren van cruciale financiële informatie zoals IV3-rapportages.

Daarnaast was er een sterke focus op doorontwikkeling, met verbeteringen in verplichtingenadministratie, inkoopprocessen en gebruik van gestandaardiseerde CPV-codes. Deze criteria leidden de zoektocht naar een systeem dat niet alleen de bestaande tekortkomingen zou oplossen, maar ook ruimte bood voor verdere groei en ontwikkeling binnen de organisatie.

Oplossing

Om de uitdagingen aan te pakken en de efficiëntie en groei binnen Regio Gooi en Vechtstreek te bevorderen, was het essentieel om een nieuwe financiële oplossing te implementeren die voldoet aan de specifieke behoeften van een overheidsinstantie en tegelijkertijd ruimte biedt voor doorontwikkeling.

Met Lumen Civitas heeft Lumen Business Solutions een oplossing gerealiseerd die voldoet aan de eisen en wensen die de overheidsmarkt stelt. Deze oplossing is ontworpen en ontwikkeld dóór experts die actief zijn geweest op het financiële domein in de overheid. Daardoor hebben we een omgeving kunnen bouwen die naadloos aansluit bij de wensen van onder andere Regio Gooi en Vechtstreek.

Eén van de meest opvallende optimalisaties is de vereenvoudiging van de IV3-aangifte. Het proces verloopt nu aanzienlijk efficiënter, waardoor bepaalde administratieve stromen beter zijn gestroomlijnd. Dit heeft geresulteerd in strakkere processen rondom rechtmatigheid, waardoor de accountant minder gegevensgericht hoeft te controleren en zich meer kan richten op de juiste inrichting van de processen.

Verder is er een verbetering gecreëerd in de facturatiemethoden richting gemeenten en leveranciers, waarbij zelfserviceverzoeken zoals het invoeren van verkooporders de norm zijn geworden, waardoor de efficiëntie van deze processen is toegenomen.

Resultaat

Binnen Regio Gooi en Vechtstreek heeft de implementatie van Lumen Civitas al verschillende voordelen opgeleverd. Mariska van Wijk, senior adviseur planning & control bij Regio Gooi en Vechtstreek, benadrukt enkele aspecten die al waarde toevoegen aan de dagelijkse operaties:

Voordelen strekken zich uit naar verschillende gebieden, zoals vereenvoudigde IV3-rapportages, spendanalyses, begrotingsstroomlijning en meer inzicht in reserves en voorzieningen. Deze aspecten vormen de kern van de gewenste ontwikkelingen en worden ondersteund door Lumen Civitas.

 

Klantinformatie