Automatiseer eenvoudig met Power Automate
Wat is Power Automate?
Kort gezegd is Power Automate een toepassing die handmatige processen kan automatiseren. Dit soort toepassingen worden in de markt ook wel ‘workflow tools’ genoemd. Met behulp van Power Automate kan een gebruiker (of applicatie beheerder) eenvoudig een trigger en acties van processtappen aanmaken en geautomatiseerd laten verlopen.
Met de trigger wordt bepaald wanneer een volgende processtap automatisch kan worden gestart. Dat kan handmatig, maar ook met behulp van een timer, zoals bijvoorbeeld iedere nacht. Daarnaast is het ook mogelijk om het automatiseringsproces te laten starten zodra een gebruiker een handeling doet in een systeem.
Na een trigger kan het systeem zelfstandig talloze processtappen zelfstandig uitvoeren. Het kan gebruikt worden om nieuwe records aan te maken in een systeem of om records juist bij te werken. Je kunt het ook gebruiken om (complexe) berekeningen te doen of om data tussen systemen uit te wisselen.
Kortom: er is van alles mogelijk met Power Automate. Maar wanneer gebruik je dat dan?
Voorbeeld 1: Maak automatisch een Team in MS Teams
Veel bedrijven maken gebruik van Microsoft Teams en maken bijvoorbeeld voor iedere klant een Team aan. Op die manier kunnen gebruikers met elkaar communiceren en documenten delen over deze klant. Het aanmaken van zo’n Team kan geheel geautomatiseerd op basis van Power Automate. In dit voorbeeld gebruiken we het aanmaken van een Account in Dynamics 365 Sales als trigger. Daarna wordt op basis van de naam van de klant een Team aangemaakt en worden de betrokkenen (die zijn vastgelegd in Dynamics 365 Sales) toegevoegd als leden van het Team. Tot slot worden alle leden daarvan op de hoogte gebracht in een e-mail. Dit hele proces kan automatisch worden uitgevoerd met behulp van Power Automate.
Voorbeeld 2: Standaard activiteiten voor een specifiek type project
Bij een van onze opdrachtgevers worden vooraf vastgestelde projecten verkocht. In die projecten wordt van projectleden een vast aantal activiteiten verwacht. Voorheen maakten de projectmanagers deze activiteiten aan in het systeem en wees ze toe aan de projectleden. Kortom; een handeling die telkens hetzelfde is.
Met Power Automate hebben we dit proces eenvoudig geautomatiseerd. Bij het aanmaken van een nieuw project wordt ook het type project vastgelegd. Aan de hand daarvan maakt Power Automate de activiteiten aan op basis van een sjabloon. Dat scheelt de projectmanager een dag werk per project!
Interesse?
Heb jij ook processen binnen jouw organisatie die tijdrovend zijn, en telkens hetzelfde? Of wil je gewoon eens brainstormen over de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op, zodat we samen kunnen kijken wat deze oplossing jouw organisatie kan bieden.
