Overzicht producten
Financieel

Continia - Document Capture

Document Capture ondersteunt het stroomlijnen en automatiseren van de dagelijkse documentafhandeling. Het ontvangst en registratie van een document tot de goedkeuring, het posten en uiteindelijk het terugvinden van eerder verwerkte documenten in het digitale archief. Document Capture is een tool wat geïntegreerd is in Microsoft Dynamics Navision (NAV) en Business Central.

Automatische gegevensregistratie

Documenten kunnen worden opgeslagen als een PDF file. Deze PDF files worden automatisch gedownload vanaf een vooraf ingesteld e-mailadres en verwerkt door gebruik te maken van bekroonde OCR technologie- zonder enige tussenkomst van de gebruiker. Papieren documenten worden gescand door gebruik te maken van een desktop- of een netwerkscanner en volgen daarna dezelfde verwerking als de PDF files.

Alle relevante informatie in documenten wordt automatisch verplaatst naar de corresponderende velden in Microsoft Dynamics NAV/Business Central , waardoor inkomende documenten snel en efficiënt worden geregistreerd.

Factuurverwerking en -beheer

Continia Document Capture stroomlijnt het verwerken en beheren van inkoopfacturen met veel nieuwe functies zoals: automatische verkoperdetectie, documentoverzichten, binnenkomende registratie en veel meer.

Met 3-way matching kan procesoptimalisatie zo ver doorgevoerd worden, dat goedkeuring van facturen volledig automatisch gaat. Het gaat om registratie van drie belangrijke momenten: de bestelling, de levering en de factuur.

Goedkeuringsworkflow voor iedereen

Het goedkeuren van facturen kan direct in Microsoft Dynamics NAV of online worden gedaan door gebruik te maken van een web browser – waardoor iedereen binnen de organisatie toegang heeft tot de goedkeuringsworkflow. Goedkeurders kunnen de originele factuur op het scherm zien en accepteren, in de wacht zetten, of doorsturen naar een ander persoon om te bekijken of goed te keuren. Er kunnen ook makkelijk opmerkingen worden toegevoegd.

Met Continia Web Approval Portal kunnen alle medewerkers zonder direct toegang tot Microsoft Dynamics NAV gebruik maken van dezelfde mogelijkheden om facturen en andere documenten goed te keuren. Het maakt niet uit waar de werknemer zich bevindt, er is slechts internettoegang nodig om documenten te  kunnen aangesproken en te kunnen goedkeuren.

Overal toegang tot documenten

Het digitale archief van Continia Document Capture bevat alle PDF-files en ingescande documenten, welke makkelijk kunnen worden benaderd vanuit Microsoft Dynamics NAV. U kunt de originele PDF-factuur openen vanuit de geboekte factuurkaart of het grootboek-toegangsscherm in Microsoft Dynamics NAV.

Het digitale archief is volledig geïndexeerd, hetgeen betekent dat u naar welke tekst dan ook kunt zoeken in documenten, zelfs als de informatie niet naar een veld binnen Microsoft Dynamics NAV is verplaatst. Hierdoor wordt het mogelijk om te zoeken naar een specifiek  referentienummer, serienummer of welke andere informatie dan ook op inkoopfacturen en andere documenten.

 

Bronvermelding: www.continia.nl

© 2019 Lumen Business Solutions